Posiadając działalność lub firmę jednoosobową tworzy się, lub otrzymuje wiele różnorodnych dokumentów. Często należy je przechowywać przez dłuższy czas – nawet przez parę lat. Dlatego ważne jest odpowiednie ich przechowywanie. Doskonale w tym celu sprawdza się szafa na dokumenty. Jednak jaką wybrać?

Jak należy przechowywać dokumenty?

Duża ilość dokumentów to problem w wielu firmach. Po pierwsze zajmują one dużą przestrzeń. W związku z tym trzeba wygospodarować na nie sporą ilość miejsca – nieraz potrzebne jest całe pomieszczenie. Po drugie należy je w odpowiedni sposób katalogować. Przy dużej ilości dokumentów łatwo, żeby coś się zawieruszyło w nieodpowiednie miejsce. Znalezienie wówczas potrzebnych formularzy, danych, faktur itp. jest niezwykle trudne. Ponadto zajmuje mnóstwo czasu. Po trzecie zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i elektronicznej, muszą być bezpieczne. Nie mogą ulec zniszczeniu ani upublicznieniu. Dlatego szafa, w której będą przechowywane, musi zapewniać odpowiednio chronione.

Zalety szafy na dokumenty

Odpowiednia szafa na dokumenty musi rozwiązywać wszystkie trzy wymienione powyżej punkty. Dlatego należy odpowiednio zastanowić się nad wyborem. Najczęściej wybierane są metalowe, które stanowią świetny kompromis pomiędzy standardową szafą biurową, a sejfem. Dlaczego?

Taką szafę bardzo łatwo jest dostosować do indywidualnych potrzeb. Dostępnych jest wiele wymiarów, dlatego łatwo znaleźć model oferujący odpowiednią ilość miejsca w stosunku do przewidywanej ilości dokumentów, a jednocześnie w pełni wypełniający dostępną przestrzeń w pomieszczeniu. Również ilość półek oraz ich wysokość można dowolnie dostosować.

Główną zaletą jest zapewnienie odpowiedniej miary bezpieczeństwa. Ze względu na zamek oraz specjalne zabezpieczenia, szafa na dokumenty nie daje dostępu osobom nieupoważnionym. Różne poziomy ochrony dają gwarancję również w wypadku włamania. Jest to bardzo istotne, ponieważ taką na szafę można uzyskać ubezpieczenie. Ponadto nie należy lekceważyć łatwopalności dokumentów. Dlatego szafy często są zbudowane w sposób dający ochronę przed pożarem – nawet do 90 minut.

Jaką szafę wybrać?

Zanim dokona się zakupu należy wziąć pod uwagę jaka duża szafa jest potrzebna. Zastanów się ile dokumentów musisz przechowywać i jakie jeszcze będą przychodzić w przyszłości. Ponadto przemyśl, na jaką kwotę chcesz ubezpieczyć posiadane dokumentu. Od tego zależy wysokość ochrony, jaką powinna zapewniać szafa. Ponadto zapoznaj się z ochroną ognioodporną – zawsze lepsza jest nieco wyższa niż za niska. Przemyślenie tych wszystkich aspektów z pewnością pomoże ci dokonać właściwego wyboru.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here